Xét cách phân chia nói trên có thể thấy cấp bậc quản trị làng xã cũng được chia theo hai cách. Cách đầu tiên là chia theo độ tuổi, còn gọi là thiên tước, tức là trao quyền lực cho người già bất kể địa vị xã hội của họ. Ở thứ bậc cao nhất là những người trên 70 tuổi, bậc tiếp theo gồm những người từ 60 đến 69 tuổi, bậc dưới gồm những người tuổi từ 55 đến 59, và cuối cùng là tất cả những người dưới 55 tuổi.
Cách thứ hai là chia theo giai tầng xã hội, gọi là vương tước, chia thành năm bậc, cụ thể như dưới đây:
Bậc thứ nhất là chức sắc, tức là những người có danh vọng chức tước thông qua thi cử, gồm các quan văn võ có hàm từ cửu phẩm lên nhất phẩm.
Bậc thứ hai là kỳ mục, nôm na là nhân viên hành chính của làng, gồm chánh tổng, phó tổng, lý trưởng, phó lý, hương trưởng, khán thủ, trương tuần,… không phân biệt người cũ hay người đương nhiệm.
Bậc thứ ba là tư văn, gồm những người có học hành nhưng không thuận lợi về đường khoa cử và các khóa sinh. Một số làng còn xếp thêm những người góp tiền của vào việc tu sửa, đắp mới đường sá, đê điều vào bậc này.
Ba bậc nói trên họp lại thành hội quan viên, song họ phải làm đủ lễ khao vọng mới được chính thức công nhận. Lễ khao vọng gồm hai thủ tục là cúng Thành hoàng và dọn tiệc đãi làng. Tuy triều định đặt lễ khao vọng tương đối giản tiện, nhưng lệ làng thường đòi lễ rất nặng, nhiều khi người đỗ đạt làm quan phải vay mượn khắp nơi, bán cửa bán nhà để làm lễ, cũng là một hủ tục bị lên án một thời.
Bậc thứ tư là lão hạng, gồm những người già được miễn nửa thuế thân hoặc được miễn hoàn toàn. Nếu cụ nào ở tuổi cổ lai hy thì được xếp vào hàng tứ trụ, gồm cụ cả, cụ hai, cụ ba và cụ tư, tùy theo năm sinh mà sắp xếp ngôi vị.
Bậc cuối cùng hoàng đinh, gồm những người đàn ông còn lại trong làng, chủ yếu từ 18 đến 49 tuổi. Bắt đầu từ tuổi lên bảy, con trai làng đã phải trình cau rượu lễ Thành hoàng và trình làng, coi như một thành viên chính thức. Từ lúc ấy cho tới khi lên lão, hoặc lên các cấp bậc khác, họ phải làm lễ khao vọng nhiều lần, rồi theo phiên mà lo gánh vác việc làng xã.
Đã định xong thứ bậc, những người đàn ông thuộc tất cả các bậc nói trên đều có quyền tham gia bàn bạc, quyết định việc lớn nhỏ trong và ngoài làng. Mỗi bậc có thể họp thành nhóm những người cùng địa vị, cùng chia nhau một quỹ chung lấy từ phí gia nhập (chính là khoản tiền bỏ ra làm lễ khao vọng) của mỗi thành viên, hoặc cùng hưởng hoa lợi từ ruộng đất công.
Về đại thể, tùy theo nhu cầu, quy mô của từng làng mà các chức vị khác nhau được đặt ra, nhưng đều tuân theo một cách tổ chức nhất định.
Trên hết, có hai vị Tiên chỉ và Thứ chỉ chịu trách nhiệm cho mọi việc, làng muốn làm gì đều phải hỏi qua ý kiến của hai vị. Tiên chỉ và Thứ chỉ thường là người lớn tuổi nhất, hoặc là quan trí sĩ, hoặc người có danh vọng cao. Tuy vậy, trên thực tế, do tuổi già sức yếu, hai vị này chỉ coi sóc đến những việc đại cương, hệ trọng, còn những việc thông thường lại do Hội đồng kỳ mục nắm giữ.
Dưới hàng kỳ mục là các chức lý dịch, gồm Lý trưởng hay Xã trưởng và một hai Phó lý do dân làng tiến cử và quan tỉnh phê duyệt. Đây là những người thay mặt Hội đồng kỳ mục mà giao tế với nhà nước, chịu trách nhiệm cả việc quan lẫn việc làng, đứng ra làm trung gian liên lạc giữa chính quyền và làng xã. Lý trưởng có quyền thúc thuế, phân chia ruộng đất, đóng dấu các văn tự mua bán tài sản, lo việc an ninh trong ngoài và trình các công văn về mọi sự vụ nghiêm trọng xảy ra trong làng như tội phạm hay thiên tai.
Ngoài các chức dịch đó, làng còn cắt đặt thêm Trương tuần hoặc Xã tuần, hay Khán thủ, có vai trò tương tự với cảnh sát ngày nay, chịu trách nhiệm canh gác, tuần tra trong làng và đốc thúc lao dịch. Một số làng còn thêm chức Khoán thủ để trông nom mọi khoán ước của làng, hay những người đốc thúc sưu thuế riêng.
Đó là cấp bậc quản trị chung của các làng miền Bắc, còn ở miền Nam có phần đơn giản hơn, với bậc kỳ mục gồm Hương cả là người có thế lực nhất, có thể bảo trợ cho làng khi lâm vào cảnh khó khăn, Hương chủ là người có tuổi tác cao và gia sản lớn, Hương lễ là người chủ trì việc tế lễ, và Hương văn là các nhà nho quản lý sổ sách, giấy tờ của làng.